ARTIKEL BULAN SEPTEMBER 2010

Mengapa (Harus) Membatasi Karyawan Menggunakan Internet?

Oleh: Meisia Chandra

Internet saat ini sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari hidup sebagian orang. Sebagian besar perusahaan telah menyediakan fasilitas internet kepada karyawannya, yang tujuannya tentu saja untuk mendukung pekerjaan. Namun, dengan kekayaan yang bisa ditawarkan internet --mulai dari email, mailing list, chatting, belanja, berita, edukasi, hiburan, games, blogging, hingga perjudian dan pornografi-- muncul keraguan yang cukup beralasan, benarkah penggunaan internet di kantor hanya untuk tujuan pekerjaan?

HR Magazine edisi Desember 2007 melaporkan temuan IDC Research di Amerika bahwa 30 hingga 40% penggunaan internet di kantor tidak berhubungan dengan pekerjaan. Bahkan, Websense Inc memperkirakan cost yang diderita setiap tahun karena hilangnya produktivitas itu mencapai 63 miliar dolar AS. Bagaimana dengan di Indonesia? Saya menduga, kondisinya tidak jauh berbeda.

Karena berhubungan dengan produktivitas karyawan, sudah saatnya penggunaan internet menjadi perhatian HR. Apa yang bisa dilakukan HR dalam menyiasati hal ini? Pembatasan penggunaan internet adalah jawaban yang paling mudah. Dari pengamatan saya, itu pula yang banyak diterapkan oleh HR kita, atau lebih tepatnya oleh bagian IT, karena pengaturan penggunaan internet di perusahaan biasanya di bawah divisi IT.

Pembatasan penggunaan internet karyawan oleh IT biasanya didasarkan pada penghematan bandwith atau biaya koneksi internet yang harus dibayar oleh perusahaan. Yang dilakukan biasanya adalah pemblokiran situs-situs tertentu yang dianggap tidak ada hubungannya dengan pekerjaan seperti Friendster, Facebook, dan Blogger. Namun, benarkah membatasi penggunaan internet merupakan solusi cepat yang paling tepat?

HR Magazine menyarankan, daripada memblokir begitu saja akses internet, perusahaan bisa menggunakan beberapa software yang lebih pintar. Sekarang sudah ada software yang bisa membatasi waktu surfing karyawan per hari tidak lebih dari 30 menit untuk situs-situs yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Ada juga software yang hanya membolehkan karyawan mengakses situs-situs yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di luar jam kerja. Selain itu, bisa juga perusahaan menerapkan akses internet yang customized, yaitu disesuaikan dengan bidang pekerjaan masing-masing. Misalnya, bagian accounting hanya mengakses situs-situs yang berhubungan dengan accounting saja.

Apa pun langkah yang Anda terapkan, yang jelas Anda harus mempunyai alasan yang tepat untuk menerapkannya. Apabila produktivitas yang menjadi masalahnya, maka harus diukur apakah dengan pembatasan penggunaan internet, produktivitas karyawan benar-benar meningkat. Saya mengenal banyak teman yang mempunyai akses internet secara bebas di kantornya tapi (tetap) sangat produktif. Bahkan, ada yang nyaris sama sekali tidak tergoda untuk berinternet-ria dan hanya melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan. Dengan kata lain, tanpa dibatasi pun, seseorang yang memiliki banyak pekerjaan, tidak mungkin masih sempat melakukan aktivitas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya itu.

Sampai di sini, timbul pikiran dalam benak saya, jangan-jangan kantor-kantor yang membatasi penggunaan internet karena takut produktivitas karyawan turun, sebenarnya tidak mempunyai cukup (banyak) pekerjaan untuk karyawan mereka. Jika produktivitas yang dikhawatirkan, maka buatlah perangkat untuk mengukur produktivitas dan kinerja yang diharapkan. Jika produktivitas karyawan menurun, cobalah dicari penyebabnya. Belum tentu karena pemakaian internet. Dengan pembagian waktu dan pemberian target yang tepat, akan semakin sedikit peluang karyawan untuk menyalahgunakan penggunaan internet untuk kepentingan pribadi.

Pembatasan penggunaan internet belum tentu efektif meningkatkan produktivitas, malah bisa jadi menyebabkan produktivitas menurun. Karyawan sebagai manusia yang berkehendak bebas cenderung tidak menyukai pembatasan. Selain itu, pembatasan bisa diartikan, perusahaan tidak mempercayai karyawannya. Sebagai manusia dewasa yang bertanggung jawab, karyawan bisa menentukan sendiri mana yang harus dan tidak harus dilakukan pada jam kerja. Jika tujuannya penghematan (biaya koneksi) maka pembatasan tidak perlu berhubungan dengan situs tertentu, melainkan dengan penggunaan bandwith.

Jadi, apa pun langkah yang diusulkan HR kita, yang penting bukan karena ikut-ikutan atau karena kekhawatiran yang berlebihan. Usulan HR kita adalah usulan yang strategis untuk mendukung kemajuan bisnis.

 SUMBER: WWW.PORTALHR.COM

TANGGAPAN:

 Penggunaan internet pada suatu perusahaan tentu akan lebih menghemat biaya dan juga menghemat waktu dibandingkan pekerjaan yang dilakukan secara manual. Karena semakin canggihnya dunia tekhnologi saat ini banyak perusahaan yang memanfaatkan aplikasi ini disistem kerja perusahaannya. Perusahaan harus melihat internet sebagai suatu strategi bisnis yang bisa meningkatkan kinerja karyawan dan berarti juga akan meningkatkan revenue perusahaan. 

Namun perusahaan juga perlu membatasi karyawan dalam penggunaan internet yang tidak berhubungan dengan pekerjaan masing-masing karyawan, karena dapat menggangu konsentrasi dari karyawan itu sendir i dalam bekerja. Namun pembatasan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap karyawan lebih baik dilakukan dengan cara tidak membuat karyawan tertekan dengan batasan-batasan yang membuat karyawan merasa stress, sehingga kinerja mereka mengalami penurunan. Ada baiknya perusahaan memberi waktu "free internet" pada saat jam istirahat karyawan. Sehingga karyawan merasa nyaman dalam bekerja dan perusahaan pun dapat menikmati dari hasil produktivitas karyawannya.